As diferenças entre as pessoas ocupadas e as produtivas

Atingir níveis máximos de produtividade no trabalho pode transformar-se numa escolha entre ser uma pessoa ocupada ou uma pessoa produtiva

A busca para ser mais eficaz no trabalho tem produzido conceitos equivocados sobre o que realmente significa ser produtivo no trabalho. A maioria das pessoas ainda pensa que ser produtivo é o mesmo que estar ocupado.

Na tabela abaixo – inspirada no trabalho de Conor Neill – comparamos o que fazem as pessoas produtivas e as ocupadas.

11 diferenças entre as pessoas produtivas e as ocupadas

Pessoas produtivas Pessoas Ocupadas
têm uma missão para suas vidas fazem parecer que têm uma missão
têm poucas prioridades têm muitas prioridades
dizem que sim vagarosamente dizem sim rapidamente
focam na clareza antes da ação concentram na ação
fecham portas mantêm todas as portas abertas
deixam seus resultados falarem por si falam sobre como estão ocupadas
reservam tempo para o que é importante falam sobre o pouco tempo que têm
têm foco são multitarefa
não têm pressa em dar respostas respondem rapidamente os e-mails
querem que outras pessoas sejam eficazes querem que outras pessoas estejam ocupadas
estão fazendo mudanças falam sobre como fazer mudanças

 

Pessoas ocupadas estão empenhadas em fazer mais coisas no dia a dia. As produtivas reduzem sua lista de tarefas em 50%.

Pessoas ocupadas acham que fazer mais coisas nas oito ou nove horas de trabalho é o correto. Elas colocam muitos itens em sua lista de tarefas apenas para jogar a maioria para o dia seguinte. As pessoas produtivas sabem muito bem que não precisam de uma enormidade de itens em sua lista. Elas adotam a abordagem menos-é-mais quando se trata de planejar o dia de trabalho realizando apenas aquelas que são importantes.

Pessoas ocupadas executam várias tarefas ao mesmo tempo. As produtivas sabem a diferença entre “urgente” e “importante”.

Pessoas ocupadas passam a maior parte do tempo lutando para pagar incêndios desnecessários porque são surpreendidas por preocupações urgentes que, na essência, não são tão importantes assim. Muitas coisas são rotuladas como urgentes, geralmente, por um colega ou pelo chefe, que esperam respostas o mais rápido possível. Pessoas produtivas sabem diferenciar tarefas importantes das urgentes. Elas se concentram em fazer o que é importante, em vez de gastar seu tempo com tarefas urgentes.

Pessoas ocupadas estão sempre distraídas. As produtivas priorizam.

Pessoas ocupadas desenvolveram hábitos para a redução de produtividade ao longo dos anos. Elas verificam e-mails e aplicativos de mensagens compulsivamente e são interrompidas sempre que o telefone toca. E isso pode tornar o cérebro mais lento.

Num recente estudo do King’s College London University, eles descobriram que a compulsão em acessar a caixa de entrada e alternar, constantemente, a tarefa do momento com a resposta de e-mails ou mensagens altera sua estrutura cerebral, levando a uma perda de foco.

Pessoas produtivas criam método para as mais simples tarefas, como checar mensagens. Elas reservam um tempo curto e específico para gerenciar as várias caixas de entrada, para que possam se concentrar mais no que é prioritário para o cumprimento das metas diárias.

Pessoas ocupadas são multitarefa. As produtivas focam.

Pessoas ocupadas se esforçam para fazer 15 coisas ao mesmo tempo. Elas têm várias janelas e arquivos abertos no computador e verificam constantemente a agenda.

As produtivas concentram-se em realizar as tarefas mais importantes de maneira mais eficiente juntando as prioritárias com as menos importantes e complementar. Por exemplo, uma pessoa altamente produtiva anota ideias sobre um projeto potencial enquanto aguarda o início de uma reunião. Também estão cientes que devem realizar multitarefas somente se puderem ser realizadas com menos energia.

Se você é um destas pessoas ocupadas que gostariam de se transformar numa produtiva, siga as regras do 80/20 para escolher suas tarefas. Remova do seu dia as coisas que não são necessárias e que tenham impacto mínimo na sua produtividade.

Pessoas ocupadas estão grudadas em seus postos de trabalho. As produtivas sabem fazer pausas.

Pessoas ocupadas raramente fazem pausas. Na verdade, elas pensam que os intervalos são para quem procrastina. Elas também ficam frustradas quando veem pessoas produtivas que parecem ter todo o tempo do mundo e que estão realmente gostando do trabalho. As produtivas sabem quando dar-se um tempo. Elas têm o tempo livre quando vão ao show do músico favorito, ou ao cinema, ou quando meditam ou, simplesmente, se alimentam. Elas sabem que podem ser mais eficientes quando deixam seus cérebros descansarem após longas horas de trabalho.

E aí? Você é um burro ocupado ou um unicórnio produtivo?

 

O artigo original de Larry Kim foi publicado originalmente em Inc. em https://www.inc.com/larry-kim/the-differences-between-busy-productive-people.html

 

Walter Alves

Palestrante e consultor social com experiência em gestão de pessoas, Gestão do Conhecimento e inclusão no trabalho de mulheres, negros, pessoas com deficiência, LGBTI+ e pessoas acima de 50 anos.
Walter Alves